صورتجلسه منبعی ارزشمند برای تیم‌های کاری و ابزاری ضروری برای به‌اشتراک‌گذاشتن و انتشار اطلاعات در بخش‌های مختلف سازمان شماست. بااین‌حال، نوشتن صورت‌جلسات کار ساده‌ای نیست. اطلاعات بسیاری که درباره نحوه نوشتن صورت جلسه وجود دارد، این کار را گیج‌کننده و طاقت‌فرسا می‌کند. با خواندن این مقاله یک‌ بار برای همیشه مفهوم صورت‌جلسه، هدف و روش نوشتن آن و تفاوتش با دستور جلسه را درک می‌کنید. با ما همراه باشید.

صورت جلسه چیست؟

صورتجلسه گزارشی مکتوب از مکالمات و تصمیمات گرفته‌شده در جلسه است. صورت‌جلسات برای هر نوع گروهی در یک شرکت از جمله هیئت‌مدیره، تیم‌های مدیریتی و سرمایه‌گذاران کاربرد دارند.

بهتر است برای هر جلسه‌ای که به ثبت رسمی نیاز دارد، صورتجلسه بنویسید. این رونوشت یا سابقه کتبی ۳ کارکرد مهم دارد:

• اطلاع‌رسانی آنچه در جلسه اتفاق افتاده به سایر اعضای تیم که در آن جلسه حضور نداشته‌اند؛
• پیگیری تصمیمات و تدابیری که ممکن است به بازبینی نیاز داشته باشند؛
• ابزاری برای تصمیم‌گیری‌های سازمانی در آینده.

برخی از سازمان‌هایی که معمولا ملزم به ثبت صورتجلسه می‌شوند، عبارت‌اند از:

• سازمان‌های غیرانتفاعی؛
• نهادهای دولتی؛
• مدارس؛
• شرکت‌های دولتی؛
• اتحادیه‌های کارگری.

هدف از تنظیم صورتجلسه چیست؟

صورت‌جلسه سابقه‌ای مکتوب از مباحث، تصمیمات و برنامه‌ریزی‌های بلندمدت شرکت ایجاد می‌کند. شرکت‌کنندگان در جلسه می‌توانند در آینده از صورت‌جلسه همچون مرجعی برای بررسی پیشرفت‌های صورت‌گرفته استفاده کنند. علاوه‌بر این، ممکن است برخی از اعضای شرکت یا سازمان در جلسه‌ای حضور نداشته باشند، اما لازم باشد از آنچه در آن جلسه اتفاق افتاده مطلع باشند تا در جریان تصمیمات و مراحل بعدی کار قرار بگیرند.

اهمیت تنظیم صورتجلسه

صورت جلسه اداری مدرکی است برای اثبات اینکه چرا و چگونه یک شرکت یا سازمان به نتایج و تصمیمات خاصی رسیده است. این متن مهم اداری به هر سؤالی درباره تصمیمات اتخاذشده یا اقدامات انجام‌شده پاسخ می‌دهد.

صورت‌جلسات به ۴ دلیل اهمیت دارند:

• سندی دال بر تصمیمات و اقدامات گروه هستند؛
• وظایفی را یادآوری می‌کنند که بر عهده افراد گذاشته شده‌اند؛
• شواهدی برای ضرب‌الاجل‌ها محسوب می‌شوند؛
• برای کسانی که موقع تصمیم‌گیری‌های مهم غایب بوده‌اند، مفیدند.

فارغ از اینکه صورت‌جلسه سندی رسمی از مباحث و تصمیمات سازمان به شمار می‌رود، برای حمایت‌های قانونی از سازمان شما نیز مفید خواهد بود. بسیاری مواقع، تعهدات کاری دقیق در صورت‌جلسه ثبت می‌شوند. این امر تأیید و مستندسازی رویکردهای اخلاقی و قانونی در سازمان شما را تسهیل می‌کند.

چه کسی مسئول نوشتن صورت‌جلسه است؟

در برخی سازمان‌ها مانند نهادهای دولتی و اتحادیه‌های کارگری، دبیر جلسات مسئول تنظیم و ثبت صورتجلسه است. اگر در شرکت یا سازمان شما فرد خاصی مسئول این کار نیست، پیشنهاد می‌کنیم که شرکت‌کنندگان در جلسه را چرخشی مسئول یادداشت‌برداری از وقایع جلسه کنید.

برای تنظیم صورتجلسه می‌توانید از ابزارهای آنلاین نیز استفاده کنید. با به‌کاربردن چنین ابزارهایی مطمئن می‌شوید که تمام شرکت‌کنندگان در جلسه دریادداشت‌برداریو تهیه صورت‌جلسه سهیم شده‌اند. در این ابزارهای آنلاین، صورت‌جلسات به رویدادهای تقویم مرتبط می‌شوند تا یافتن صورت‌جلسات قبلی ساده‌تر شود و راحت‌تر مکالمات قبلی را مرور کنید.

چگونه صورت‌جلسه بنویسیم؟

نحوه نوشتن صورت جلسه در تیم‌های کاری و سازمان‌های مختلف متفاوت است. بااین‌‌حال، برای نوشتن تمام صورت‌جلسات باید ۳ مرحله را طی کنید.

۱. برنامه‌ریزی برای نوشتن صورت‌جلسه

برای اینکه صورت‌جلسه‌ای هدفمند بنویسید، باید برنامه‌ریزی داشته باشید. نیازی نیست که جزئیات را دقیقا مشخص کنید، اما باید این موارد تعیین شوند:

• چه کسی صورتجلسه را می‌نویسد؟ دبیر جلسات این وظیفه را بر عهده می‌گیرد یا تمام شرکت‌کنندگان را در نگارش این سند سهیم می‌کنید؟
• صورت‌جلسه کجا نوشته می‌شود؟ ممکن است آن را جایی مثل گوگل‌داکز یا نرم‌افزارهای مدیریت جلسه ذخیره کنید.
• چه چیزی باید نوشته شود؟ مثلا آیا باید متن مکالمات موبه‌مو نوشته شوند یا نوشتن تصمیمات مهم کفایت می‌کند؟

برنامه‌ریزی و آماده‌شدن برای نوشتن صورت‌جلسه سردرگمی در آغاز جلسه را کاهش می‌دهد. این‌طوری مطمئن می‌شوید که شما و تیمتان می‌توانید جلسه را با قدرت و به بهترین روش ممکن شروع کنید. برای نوشتن صورت‌جلسه می‌توانید از قالب‌های آماده‌ای که برای این کار وجود دارند استفاده کنید تا برنامه‌ریزی پیش از شروع جلسه به بهترین شکل انجام شود.

۲. نگارش صورت‌جلسه در طول برگزاری جلسه

زمان جلسه فرارسیده است. باید نوشتن صورتجلسه را شروع کنید. برای این کار باید ۷ موضوع مهم را بنویسید. نوشتن این موضوعات در انواع تیم‌ها و جلسات کاربرد دارد.

۱. تاریخ و ساعت برگزاری جلسه

قبل از اینکه نوشتن صورتجلسه را شروع کنید، تاریخ و زمان آن را بنویسید. شاید این کار بی‌معنی به نظر برسد، اما مهم است، چون هنگام مرور جلسات قبلی باید بدانید که این جلسات در چه زمانی برگزار شده‌اند، در آنها چه کارهایی انجام شده است و چه مسائلی مهم‌ترند.

۲. اسامی شرکت‌کنندگان در جلسه

در مرحله بعدی باید نام تمام شرکت‌کنندگان در جلسه و همچنین غایبان را یادداشت کنید. معمولا در ابتدای هر جلسه، زمانی به حضوروغیاب یا اصلاح صورت‌جلسات قبلی اختصاص داده می‌شود. بنابراین می‌توانید برای اطلاع از فهرست شرکت‌کنندگان در هر جلسه به صورت‌جلسه آن نگاهی بیندازید.

۳. هدف از برگزاری جلسه

باید چرایی برگزاری جلسه مستند و شفاف باشد. در بخش بعدی از این سند، باید به تفصیل شرح دهید که چرا این جلسه برگزار شده است و هدف از آن چیست. توجه به این نکته به‌ویژه برای کسانی که قادر به شرکت در جلسه نبوده‌اند و برای آنهایی که از نتایج جلسه برای تصمیم‌گیری کمک می‌گیرند، اهمیت دارد.

۴. دستور جلسه و موضوعات موردبحث

دستور جلسه را به‌عنوان طرحی کلی برای نوشتن صورتجلسه به کار ببرید و از هر موضوع دستور جلسه به‌عنوان بخشی برای ثبت یادداشت‌ها، نتایج و تصمیمات مهم گرفته‌شده استفاده کنید. بهتر است دستور جلسه را پیش از برگزاری جلسه برای همه مدعوین ارسال کنید تا پیشنهادهای خود را ارائه کنند. در این حالت، هیچ‌کس بدون آگاهی به موضوع جلسه وارد سالن جلسات نمی‌شود.

۵. تدابیر و تصمیمات مهم

جلسات سازنده معمولا نتایج و تصمیمات مهمی دارند. هر تصمیم یا تدبیری را که در جلسه اتخاذ شد بلافاصله یادداشت کنید تا بعدا بتوانید آن را به‌دقت رونویسی کنید.

ثبت تمام اتفاقات جلسه غیرممکن است. بنابراین بهتر است به تدابیری گوش دهید که باید درباره تصمیمات، توصیه‌ها، چالش‌ها یا راه‌حل‌های مهم شناسایی‌شده اتخاذ شوند. برای اینکه مطمئن شوید که این موارد فراموش نمی‌شوند، آنها را در صورت‌جلسه مشخص کنید. برای این کار می‌توانید فونت یا رنگ متن را تغییر دهید.

ثبت تدابیر اتخاذشده در یک جلسه، اعضای گروه را در قبال یکدیگر مسئول می‌کند و سبب می‌شود اعضا از یکدیگر در انجام وظایف مهم‌تر و رسیدن به اهداف بزرگ‌تر حمایت کنند.

۶. تاریخ و مکان برگزاری جلسه بعدی

اگر صورت‌جلسه‌ای رسمی تنظیم می‌کنید، باید با توجه به پروژه یا موضوع بحث، زمان جلسه بعدی را هم بنویسید. انجام‌دادن این کار باعث می‌شود که شرکت‌کنندگان در جلسه یک جدول زمانی کلی از مدت‌زمانی که برای ایفای وظایف خود دارند، داشته باشند.

اطلاع از زمان جلسه بعدی سبب می‌شود تا زمان خود را به‌درستی مدیریت کنید و تمام وظایف به‌دقتاولویت‌بندیشوند. دانستن مکان برگزاری، چهجلسه آنلاینباشد و چه حضوری، به همین اندازه اهمیت دارد.

۷. اسنادی که باید همراه گزارش ارسال شوند

آخرین چیزی که باید در صورتجلسه درج کنید، اسناد تکمیلی است که باید همراه با گزارش جلسه ارسال شوند. آیا در جلسه از اسنادی استفاده شده یا به مدارکی اشاره شده که ممکن است مطالعه آنها برای اعضای تیم مفید باشد؟ این اسناد ممکن است گزارش عملکرد،KPIو موارد به‌روزرسانی یا تغییرات پروژه باشند.

علاوه‌بر این، بسیاری از گروه‌های کاری جلسات خود را ویدئویی یا صوتی ضبط می‌کنند. در این صورت، حتما فایل‌های ضبط‌شده را هم ضمیمه صورت‌جلسه کنید. این‌طوری اعضای تیم فایل‌های ویدئویی یا صوتی جلسه را بسیار راحت‌تر پیدا می‌کنند و بهتر در جریان امور قرار می‌گیرند.

۳. ذخیره و مرتب‌سازی صورت‌جلسه پس از اتمام جلسه

صورت‌جلسات تنها به شرطی مفیدند که در پایان جلسه به‌خوبی ذخیره و مرتب شده باشند. صورت‌جلسه‌ای که به‌هم‌ریخته، گیج‌کننده یا نامرتب باشد، به هیچ دردی نمی‌خورد. در پایان جلسه، صورتجلسه را پاک‌نویس کنید تا خوانا و واضح باشد. ممکن است بخواهید متنی تکمیلی به آن اضافه کنید، آن را کوتاه‌تر بنویسید یا ساختار آن را تغییر بدهید.

اگر یکی از همکاران در ۳ ماه آینده بخواهد این سند را مرور کند، آیا متوجه مباحث و تصمیمات مهم می‌شود؟ با پاسخ‌دادن به این سؤال سوءتفاهم‌ها و مشکلات احتمالی را از بین می‌برید.

دستور جلسه چیست؟

گاهی اوقات صورت‌جلسه و دستور جلسه با هم اشتباه گرفته می‌شوند. برای نوشتن صورت‌جلسه دقیق باید بتوانید آن را از دستور جلسه تشخیص بدهید. دستور جلسه به فهرستی از موضوعات، نکات موردبحث، تدابیر و فعالیت‌هایی که می‌خواهید در طول جلسه درباره آنها صحبت کنید، می‌گویند. دستور جلسه باید طرح کلی شفاف و جامعی از اتفاقاتی باشد که انتظار دارید در طول جلسه رخ بدهند. این متن رسمی مسئول هر رویداد یا مدت‌زمان هرکدام را مشخص می‌کند.

فرق صورتجلسه و دستور جلسه

• دستور جلسه فهرستی تفصیلی از ترتیب رویدادهای جلسه است و در آن موضوعاتی مشخص می‌شوند که باید درباره‌شان بحث شود، اما صورت‌جلسه گزارشی از موضوعاتی است که موردبحث قرار گرفته‌اند.
• مطالعه دستور جلسه به رئیس و شرکت‌کنندگان در جلسه کمک می‌کند تا از موضوعاتی که قرار است به بحث گذاشته شوند اطلاع داشته باشند. در مقابل، صورت‌جلسه مستند و مدرکی مهم از مباحثی است که درباره‌شان بحث شده است.
• دستور جلسه پیش از برگزاری جلسه توسط دبیر آن تهیه ‌می‌شود. او پس از تأیید رئیس این دستور کار را برای اعضا ارسال می‌کند. در مقابل، صورت‌جلسه پس از برگزاری جلسه توسط دبیر آماده می‌شود و به تصویب شرکت‌کنندگان می‌رسد. در نهایت نیز رئیس آن را تأیید می‌کند.
• دستور جلسه دفتر خاصی ندارد و در اطلاعیه برگزاری جلسه درج می‌شود، اما صورت‌جلسه دفتر مخصوص خود را دارد که به آن دفتر صورت‌جلسات می‌گویند.
• افعال دستور جلسه همیشه زمان آینده را نشان می‌دهند در‌حالی‌که افعال صورتجلسه همیشه گذشته هستند.

کلام آخر

نوشتن صورت‌جلسات کاری بسیار ساده است. با وجود این سند مهم می‌توانید هر زمان که بخواهید مباحث جلسات گذشته را مرور کنید. درنتیجه استرس کاری کاهش خواهد یافت. برای نوشتن صورتجلسه باید تفاوت آن با دستور جلسه را بدانید. این دو سند اداری با هم ۵ تفاوت مهم دارند که در این مقاله به آنها اشاره کردیم.