این روزها سازمان‌ها و کسب‌وکارهای مختلف با تصمیم‌گیری‌های زیادی در سطوح مختلف مواجه‌اند. برای اتخاذ تصمیم مناسب در زمان مناسب، خیلی از این سازمان‌ها همچنان به هوش فردی و غریزه مدیران خود وابسته‌اند. منتها سرعت تحولات در دوران معاصر و انفجار اطلاعات از سرعت هوش و غریزه ما پیشی گرفته است؛ پس لازم است در فرایندهایتصمیم گیریتجدیدنظر شود و از علم داده و نگرش سیستمی برای اتخاذ تصمیمات استفاده شود. در این مطلب، توضیح می‌دهیم چگونه می‌توان طرز فکر داده محور را در سازمان گسترش داد.

طرز فکر داده محور چیست و چه کاربردهایی دارد؟

طرز فکر داده محور نگرشی است که به فرد امکان می‌دهد مسائل و پدیده‌ها را بر مبنای اطلاعات و داده‌های در دسترس تحلیل کند. این تحلیل کاربردهای مختلفی دارد؛ برای مثال، کسب‌وکارها می‌توانند با استفاده از علم داده و پردازش داده‌ها تصمیمات بهتری بگیرند.

منتها این‌طور نیست که طرز فکر داده محور فقط به کاربرد علم داده برای تصمیم‌گیری در کسب‌وکارها محدود شود، بلکه پنجره‌ای است که می‌توان از طریق آن پدیده‌ها را تحلیل کرد. ازاین‌رو، کارکردهای آن در زندگی روزمره و شخصی ما نیز مشاهده خواهد شد.

برای مثال، در سال‌های اخیر، اخبار دروغ رواج زیادی درشبکه‌های اجتماعیداشته‌اند. کسی که طرز فکر داده محور داشته باشد، به‌جای پذیرش اولین چیزی که در آن فضا می‌خواند، برای تأیید یا رد آن شروع به جمع‌‌آوری داده‌ها و تحقیق پیرامون آن خبر می‌کند. همچنین، اگر ادعایی مطرح شود، سعی می‌کند آن ادعا را با جمع‌‌آوری مدارک و شواهد پشتیبانی کند.

چطور طرز فکر داده محور را در خود پرورش دهیم؟

نمی‌توان یک‌شبه به نگرش داده‌محور دست یافت. این دستیابی نیازمند تمرین، انتقادپذیری و پذیرش آن دسته ازخطاهای ذهنیاست که ممکن است ذهن شما هنگام کارکردن با داده‌ها مرتکب شود. برای پرورش این نگرش می‌توان از روش‌های زیر استفاده کرد:

۱. عادت به پشتیبانی از تصمیمات با کمک داده‌ها

وقتی کارتان را در جایگاه دانشمند و تحلیل‌گر داده آغاز می‌کنید، باید به تصمیم‌گیری بر اساس داده‌ها عادت کنید. این تصمیم‌ها شامل انتخاب روش تحلیل داده‌ها نیز هست. منتها عادت‌کردن به تصمیم‌گیری بر مبنای داده‌ها کار راحتی نیست. مغز ما به‌شیوه تکاملی بیشترِ تصمیمات را بر مبنای الگوهای ظاهری می‌گیرد.

برای تغییر به‌سوی طرز فکر داده محور لازم است عادت طرح فرضیه‌ها و حدسیات غیرضروری را کنار بگذارید؛ برای مثال، هنگام کارکردن با داده‌ها، به‌جای آنکه از متغیرهای تصادفی برای تحلیل داده استفاده کنید، مناسب‌ترین متغیرها را برای این کار با کمک مقایسه بین مدل‌های تحلیل انتخاب کنید.

مهم‌ترین نکته هنگام کارکردن با داده‌ها این است که حدس‌زدن بر مبنای غرایز را کنار بگذارید و فرضیات را بر مبنای داده قابل‌مشاهده طرح کنید. برای رسیدن به این مهم، می‌توانید حدس‌هایی را که هنگام کار با داده‌ها می‌زنید یادداشت و سپس اعتبار آنها را با داده‌های در دسترس مقایسه کنید.

۲. توانایی دیدن داده‌ها،‌ آن‌طور که هستند!

به‌غیر از مبنا قراردادن داده برای تصمیم‌گیری، کار مهم دیگری هست که برای پرورش طرز فکر داده محور باید انجام بدهید: نگریستن به داده‌ها آن‌طور که هستند، نه آن‌طور که دوست دارید باشند. مغز ما تمایل زیادی به حذف داده‌های نامطلوب و در عوض برجسته‌کردن داده‌های مطلوب دارد.

در واقع، مغز ما به‌شیوه‌‌ای ناخودآگاه تمایل دارد روی داده‌های مثبت دست بگذارد و انواع توجیهات را نیز برای لاپوشانی داده‌های نامطلوب و بی‌اعتبارکردن آنها نزد ما طرح می‌کند. منتها باید یاد بگیریم هنگام نگاه‌کردن به داده‌ها معنای واقعی آنها را درک کنیم، نه معنایی که ذهن ما مایل به ساختن پیرامون آنهاست.

۳. درک قابلیت‌ها و محدودیت‌های کار با داده‌ها

درک اینکه چه‌کارهایی می‌توان با داده‌ها انجام داد یکی از وظایف اولیه تحلیل‌گر داده است. منتها درک اینکه چه‌کارهایی را نمی‌توان با داده‌ها انجام داد نیز به همان اندازه مهم است. ترکیب این دو انتظارمان از دنیای داده‌ها را واقعی می‌کند.

شرط رسیدن به طرز فکر داده محور توانایی درک ظرفیت‌ها و محدودیت‌های داده‌هاست. برای اندازه‌گیری این نکته که تا چه حد به این مسئله واقفید این پرسش‌ها را از خودتان بپرسید:

• این داده‌ها چطور ارائه می‌شوند؟
• داده‌های ورودی و خروجی کدام‌اند؟
• آیا می‌توانم مسئله را در ذهنم فرمول‌بندی کنم؟
• آیا مسئله موردنظر در حوزه علم داده قرار می‌گیرد؟

ظرفیت‌های طرز فکر داده محور در تصمیم‌گیری کسب‌وکارها

امروزه شاهد افزایش شدید حجم داده‌های در دسترس هستیم؛ داده‌هایی که با کمک ظرفیت‌های دنیای دیجیتال به دست می‌آید. منتها آیا کسب‌وکارها از ظرفیت‌های این دریای عظیم بهره می‌برند؟ به نظر می‌رسد هنوز بسیاری از کسب‌وکارها تصمیماتشان را نه بر مبنای داده‌ها بلکه بر مبنای غرایز، بلندپروازی مدیران، و یا داده‌های تحریف یا محدود شده می‌گیرند.

اینها نشان می‌دهد طرز فکر داده محور هنوز در این کسب‌وکارها جا نیفتاده و جزئی ازفرهنگ سازمانیآنها نشده است. برای استفاده از حداکثر ظرفیت داده‌ها لازم است در ساختار تصمیم‌گیری کسب‌وکارها تغییراتی رخ دهند تا طرز فکر داده محور بین اعضا جا بیفتد.

آشنایی با انواع تصمیمات در کسب‌وکار

برای استفاده از داده‌ها در تصمیم‌گیری، ابتدا لازم است با انواع تصمیماتی که هر سازمان یا کسب‌وکار در طی حیات خود می‌گیرد‌ آشنا شویم. این تصمیمات ۳ نوع هستند:

1. تصمیم‌های استراتژیک:هر سازمانی در طول حیات خود گاهی با تصمیم‌گیری‌های مواجه می‌شود که در مسیربرنامه‌ریزی استراتژیکمی‌تواند سرنوشت آن را رقم بزند. این تصمیم‌ها اهمیت و تأثیرات عمیقی بر تمام تشکیلات و اعضا می‌گذارد و تناوب رخ‌دادنشان بسیار کم است. به‌بیان دیگر، این تصمیم‌ها معدود اما سرنوشت سازند.
2. تصمیم‌های دوره‌ای:این تصمیم‌گیری‌ها به‌تناوبِ بیشتری رخ می‌دهند و برای اداره‌کردن بخش‌های مختلف سازمان گرفته می‌شوند. بخشی از این تصمیمات را می‌توان با فرایندهایهوش مصنوعیخودکارسازی کرد و حضور عامل انسانی را جز در موارد ضروری محدود کرد؛ برای مثال، بررسی وضعیت موجودی انبار و تأمین زنجیره پایدار از مواد اولیه از جمله تصمیمات دوره‌ای است که به‌تناوب در بازه‌های زمانی مختلف در کارخانه یا فروشگاه رخ می‌دهند.
3. تصمیمات خرد و روزانه:تصمیماتی که سازمان یا اعضایش به‌طور روزانه در مواجه با مسائل خرد می‌گیرند؛ برای مثال، ارائه تخفیف به مشتری وفادار یا موافقت با مرخصی یکی از کارکنان از نمونه‌های این تصمیم‌‌گیری‌هاست. نکته‌ای که باید درباره این دسته از تصمیمات در نظر داشت: گرچه این تصمیم‌ها به‌ظاهر کوچک و خردند، برآیند آنها در سازمانی بزرگ می‌تواند در بلندمدت بر روند حرکت و عمر سازمان اثر بگذارند.

طرز فکر داده محور چه تأثیری بر این ۳ دسته تصمیم‌گیری دارد؟

همان‌طور که اشاره شد، استفاده از داده‌ها و گسترش فرهنگ داده‌محوری در بخش‌های مختلف سازمان باعث بهبود و تسریع روند تصمیم‌گیری می‌شود. هرچه تصمیم‌ها در سازمان سریع‌تر و بهتر گرفته شوند، سازمان به‌عنوان سیستم عملکرد بهتری خواهد داشت.

برای مثال، در بخش تصمیمات روزانه، وجود سامانه‌ها و الگوریتم‌های داده‌محور برای رتبه‌بندی مشتریان به فروشندگان برای طراحی و ارائه بسته‌های تخفیفی مختلف کمک می‌کند. در این حالت، دیگر نیازی نیست هر تصمیم به رده‌های بالاتر ارجاع شود و سرعت تصمیم‌‌گیری نیز افزایش می‌یابد.

چطور از داده‌ها برای تصمیم‌گیری استفاده کنیم؟

حال که با انواع تصمیم‌گیری آشنا شدیم، چگونه می‌توانیم از داده‌ها در فرایند تصمیم‌گیری استفاده کنیم؟ در این بخش، فرایند تصمیم‌‌گیری داده‌محور را معرفی می‌کنیم:

۱. تعیین چهارچوب تصمیم‌گیری

پیش از دریافت و بررسی داده‌ها، باید چهارچوب و سطحی را که قرار است در آن تصمیم‌گیری شود معین کنیم. این کار احتمال بروزخطاهای شناختیدر شکل‌گیری تصمیم ــ که حاصل بررسی داده‌هاست ــ را کاهش می‌دهد.

۲. جمع‌آوری داده‌ها

حال داده‌های موردنیاز و مرتبط با چهارچوب را پیدا و جمع‌آوری می‌کنیم. مهندسی داده نقشی مهم در این بخش ایفا می‌کند و داده‌های موردنیاز را از بین انبوه داده‌ها فراهم می‌کند.

۳. تحلیل و پیش‌بینی

حال که داده‌های لازم را در چهارچوب موردنظر قرار داده‌ایم، وقتتحلیل داده‌هافرا رسیده است. بر مبنای داده‌های در اختیار، مدل‌های مختلف را پیش‌بینی و تصمیم‌های مختلفی را طراحی می‌کنیم. توجه کنید که داده‌ها همواره با عدم‌قطعیتی مواجه بوده و اغلب ناظر به گذشته‌اند؛ پس بهتر است بازه تصمیم‌گیری تعریف کنیم.

۴. اتخاذ تصمیم

حالا وقت آن رسیده که تصمیم موردنظر را اتخاذ و اجرایی کنیم. هر تصمیمی باید به‌شکل مناسب به سایر گروه‌های مرتبط اطلاع‌رسانی شود.

۵. بازخورد

پس از اتخاذ تصمیم، نباید آن را فراموش کنیم. حال باید نتایج و پیامد‌های مثبت و منفی تصمیمات را بر مبنای داده‌های بازخورد جمع‌آوری و تحلیل کنیم تا میزان اثربخشی تصمیمات روشن شود.

۶. اصلاح و تکامل فرایند

پس از مدتی که تصمیمات مختلف را اتخاذ و بازخوردهای لازم را گرفتیم، می‌توانیم به جنبه‌های پنهان تأثیرگذار در فرایند تصمیم‌گیری داده‌محور پی ببریم و آن را در صورت لزوم اصلاح کنیم؛ برای مثال، نقش عوامل انسانی در فرایند را بکاهیم یا بخشی از فرایند تصمیم‌گیری را به لایه‌های پایینی سازمان منتقل کنیم یا برعکس.

چطور طرز فکر داده محور را در کسب‌وکارمان جا بیندازیم؟

اما چگونه می‌توان فرهنگ داده‌محوری و تصمیم‌گیری مبتنی بر داده را در اعضا و بخش‌های مختلف سازمان جا انداخت. برای دستیابی به این هدف، لازم است برخی ساختارها و عادت‌های فکری در بین اعضای سازمان ایجاد شود.

• تعیین ساختار تصمیم‌گیری در سازمان: ابتدا باید تصویری کلی از اینکه تصمیم در کدام قسمت‌های سازمان ما و به‌وسیله چه کسانی (انسان یا ماشین) گرفته می‌شود به دست آوریم. سپس به این بیندیشیم که طرز فکر داده محور چگونه می‌تواند باعث بهبود هر بخش گردد.
• گسترش فرهنگ داده‌محور: طرز فکر داده محور یعنی توان تفسیر صحیح داده‌ها را در سازمان به اولویت تبدیل کنید. اعمال این اولویت باید از سطوح بالای سازمان و بین مدیران و رهبران اصلی آغاز شود. هرچه فرهنگ داده‌محوری در سازمان بیشتر گسترش یابد، امکان واگذاری تصمیم‌ها به سطوح پایین‌تر بیشتر می‌شود. در واقع، اجزای مختلف سازمان به بلوغ کافی برای تصمیم‌گیری در حیطه کار خود می‌رسند.
• ارتقا مهارت‌ها و توانایی‌های مرتبط: استاندارهایی برای ارتقای مهارت‌های آن بخش از اجزای سازمان که با تصمیم‌‌گیری مواجه‌اند تعیین کنید. کسب این مهارت‌ها را با دراختیارگذاشتن ابزارهاییادگیریتسهیل کنید. به‌طور کلی، ۳ نوع توانایی برای گسترش طرز فکر داده محور نیاز دارید: (۱) مهندسی داده که به شما توان جمع‌آوری داده‌ها را می‌دهد، (۲) علم داده‌کاوی که توان تحلیل و طبقه‌بندی داده‌های جمع‌آوری‌شده را فراهم می‌کند، و (۳)‌ هوش تصمیم‌گیری که با به‌کارگرفتن مهارت‌های مدیریتی و علوم اجتماعی تصمیم‌گیری می‌کند.
• ساختار انتقال داده: برای آنکه داده‌ها در فرایند تصمیم‌گیری به کار گرفته شوند باید قابل‌اعتماد، مرتبط، تکرارپذیر و از طرف یک منبع رسمی ارائه شده باشند؛ پس لازم است ساختاری را برای انتقال داده بین بخش‌های مختلف طراحی کنید. این ساختار شامل پایگاه داده‌ها، خطوط ارتباطی و… است.

جمع‌بندی

هر سازمانی در طول حیات خود تصمیمات زیادی می‌گیرد، از تصمیماتی که سرنوشتش را رقم می‌زنند تا تصمیم‌های روزانه و جزئی. در همه این سطوح، داده‌ها باعث بهبود تصمیم‌گیری می‌شوند. برای استفاده از ظرفیت این داده‌ها، لازم است فرایند تصمیم‌گیری داده‌محور در سازمان به کار گرفته شود. پیش‌نیاز به‌کارگیری این فرایند نیز گسترش طرز فکر داده محور در بین اعضای سازمان است.