شفافیت سازمانی چیست اهمیت روش پیاده سازی آن در سازمان چطور

در دنیای امروز به‌لطف تلفن‌های هوشمند، وب‌سایت‌های ارتباط جمعی و اینترنت، نوعی ارتباط همیشگی و مستمر با اطرافیان و همکاران و عزیزانمان داریم. این ارتباط در هر بُعدی نوعی شفافیت را طلب می‌کند. مثلا در صورتی که در بُعد کاری مدیران سازمان به آن پایبند نباشند، می‌تواند اثرات منفی داشته باشد. منظور از شفافیت سازمانی، در جریان قرارگرفتن کارکنان یک سازمان از اطلاعاتی است که روی عملکرد و شغل آنها اثر می‌گذارد. در این مقاله مفصل درباره اهمیت شفافیت سازمانی و نحوه عملی‌کردن آن صحبت می‌کنیم.

شفافیت سازمانی چیست؟

وقتی از شفافیت سازمانی صحبت می‌کنیم، منظورمان این است که همه افراد شرکت شما باید در جریان تک‌تک جلسات، تصمیم‌گیری‌ها و گفت‌وگوها باشند؟ البته که نه! چنین وضعیتی مثل کابوس است! شفافیت به‌معنی غرق‌کردن افراد با جزئیات روزمره‌ شرکت شما نیست، بلکه به‌معنی آگاه کردن افراد به مسائل بزرگ و مهم است.

در گذشته، شیوه مدیریتی به این صورت بود که تصمیم‌گیری‌ها وبرنامه‌ریزی‌های استراتژیکپشت درهای بسته انجام می‌شدند تا مانع انحراف افراد از وظایف روزانه‌شان شود. خب مشخص شد که اینشیوه مدیریتی ضعیفاست. امروزه اوضاع تغییر کرده است و کارکنان سازمان‌ها یا شرکت‌ها از کارفرمایان خود انتظار دارند رویکردی صادقانه برای ارتباطات داشته باشند. آنها می‌خواهند در جریان تصمیماتی قرار بگیرند که بر زندگی و معیشتشان تأثیر می‌گذارد. آنها انتظار دارند خواسته‌های آنان هم مدنظر کارفرما قرار بگیرند و هنگام تصمیم‌گیری‌ها بهشان توجه شود. شفافیت سازمانی می‌تواند به ایجاد سازمانی قوی‌تر، سالم‌تر و سازنده‌تر کمک می‌کند.

چرا رهبران باید از شفافیت سازمانی استقبال کنند؟

وقتی رهبران از شفافیت سازمانی استقبال نمی‌کنند، جلوی انتشار اطلاعات حساس را نمی‌گیرند، بلکه فقط کنترل چگونگی وقوع آن و روایتی را که پیرامون آن ایجاد می‌شود از دست می‌دهند. اگر آنها رویکردی فعالانه برای اشتراک‌گذاری اطلاعات داشته باشند، حتی زمانی که این اطلاعات ترسناک یا ناراحت‌کننده است، این فرصت را دارند که از همان ابتدا خودشان این موضوع را با کارکنان در میان بگذارند.

شفافیت سازمانی این حس را به افراد می‌دهد که بخش جدایی‌ناپذیر و ارزشمند شرکتشان هستند و این مسئله تأثیر بسیار خوبی بر عملکرد و بازدهی آنها خواهد داشت.

شفافیت سازمانی چیزی فراتر از یک سیاست خوب است. شفافیت سازمانی باعث هماهنگی بیشتر اهداف و استراتژی‌ها شده و سیستمی را ایجاد می‌کند که افراد را مسئول نگه می‌دارد. این کار راهی برای اطمینان ازرضایت کارکنانشماست.

شما در جایگاه مدیر یا رهبر گروه، در زمینه‌هایی که به کارکنان مربوط است و بر شغلشان اثر می‌گذارد اطلاعات صحیحی به آنها می‌دهید و آنها نیز باوفاداریخود پاداش این کار شما را می‌دهند. شفافیت سازمانی باعث ایجاد اعتماد بین افراد یک سازمان می‌شود و مشارکت بیشتر را تقویت می‌کند.

چگونه شفافیت سازمانی را عملی کنیم؟

در محیطی با شفافیت سازمانی، افراد راحت‌تر و آماده‌تر هستند تا به بهترین نحو ممکن عمل کنند و این مسئله در نهایت باعثموفقیت سازمانخواهد شد. بیایید نحوه عملی‌کردن شفافیت سازمانی را بررسی کنیم.

۱. در همه سطوح شفاف باشید

برای اینکه سازمان شما واقعا شفاف باشد، ارتباطات باید در همه سطوح صادقانه باشند و این با مدیریت شروع می‌شود. اگر آنهایی که بیشترین قدرت و مسئولیت را دارند شفاف رفتار نکنند، دیگر مهم نیست که بقیه اعضای گروه چقدر متعهدند.

اگر رهبران مایل به الگوسازی باشند و شفافیت سازمانی را فراتر از کلمات و حرکات سطحی بپذیرند، این رفتارشان بسیار مفید خواهد بود. مطالعه‌ای نشان داد که استقبال از شفافیت حقوق کارکنان نه‌تنها هزینه‌ اجرایی ندارد، بلکه باعثافزایش بهره‌وریبه شکلی چشمگیر می‌شود.

۲. گوش‌دادن را جدی بگیرید

شفافیت مسئله‌ای دوطرفه است. علاوه بر اشتراک‌گذاری اخبار و اطلاعات مهم با کارکنان،گوش‌دادنبه ایده‌ها، سؤالات و نگرانی‌های آنها نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. رویه‌های مشخصی را برای پاسخ به سؤالات معمولی روزمره و سؤالات مهم‌تر ایجاد کنید. مثلا می‌توانید یک کانال اسلک (Slack) برای این سؤالات درست کنید یا ساعاتی از یکی از روزهای هفته را به این کار اختصاص بدهید.
هرگز نباید این حس را به کارکنانتان بدهید که سؤالات آنها نادیده گرفته شده است. حتی اگر هنوز پاسخی ندارید، سؤالات آنها را بررسی کنید و بگویید که در موعد مقرر پاسخشان را خواهید داد.

۳. حتی درباره آنچه نمی‌توانید در میان بگذارید هم روراست باشید

شفافیت به این معنی نیست که باید هر کاری در شرکت شما عمومی شود. چنین کاری یعنی اجتناب از رازداری وعدم افشاکه در خصوص موضوعاتی که هنوز نمی‌توانید آنها را کاملا فاش کنید برایتان دردسرساز می‌شود. با افراد گروه خود درباره تحولات جدید روراست باشید، حتی اگر در ابتدا مجبور به پنهان کاری شوید. مثلا می‌توانید به اعضای گروه اطلاع بدهید که شرکت در حال مذاکره برای ادغام احتمالی است، اما تا زمانی که همه‌چیز مشخص‌تر نشود، نمی‌توانید درباره جزئیات صحبت کنید.

۴. بازخوردها را بپذیرید

رویه‌هایی را که تعیین کردید تا افراد بتوانند نظرات خود را بیان کنند به خاطر دارید؟ شفافیت سازمانی به‌معنی توجه به آنچه می‌گویند و در صورت لزوم، تغییر نحوه انجام کارهاست.بازخوردهای مؤثر می‌توانند باعث بهره‌وری کارکنان شما بشوندو در موفقیت سازمان شما تأثیر بسیار مهمی داشته باشند.

زندگی در دنیایی شفاف

«شفافیت سازمانی» ممکن است هدفی عالی یا آرمان‌گرایانه به نظر برسد، اما در واقع فقط به‌معنی روراست‌بودن با دیگران و پیروی از همان اصول ارتباط سالم است که در جنبه‌های دیگر زندگی بهشان پایبندیم.

تحقیقات نشان داده است که شفافیت تأثیرگذارترین عاملشادی کارکنان در محیط کاراست که اصلا تعجب‌آور نیست. محل کار از افراد و روابطشان تشکیل شده است. به نظر می‌رسد روابطی که بر پایه احترام و صداقت بنا شده‌اند بسیار شادی‌بخش‌تر، سالم‌تر و رضایت‌بخش‌تر هستند.

اگر رهبران گروه‌ها حاضر شوند جریان باز و شفاف اطلاعات را در سازمان خود تسهیل کنند، نتایج شگفت‌انگیز آن را خواهند دید. زمانی که افراد احساس کنند باارزش هستند و احترام دارند، تمایل بیشتری برای به‌کارگرفتن همه تلاش و نیروی خود دارند.

شما بگویید

شما مدیر یک شرکت یا سازمان هستید؟ آیا تلاشی برای برقراری شفافیت سازمانی کرده‌اید؟ به‌نظرتان این کار چه نتیجه‌ای دارد؟ شاید هم یکی از اعضای گروه یا سازمان هستید. در محل کارتان شفافیت سازمانی را احساس می‌کنید؟ به‌نظر شما این شفافیت چه تأثیری بر بازدهی شما در محل کار دارد؟ چه مدیر هستید و چه یکی از کارکنان، لطفا نظرات و تجربه‌هایتان درباره شفافیت سازمانی و تأثیر آن را با ما و کاربران عزیز چطور در میان بگذارید.