تیتربرتر؛مگر همه ما 24 ساعت وقت نداریم؟ مگر زمان، عادلانه‌ترین چیزی نیست که بین همه به یک اندازه توزیع شده؟ پس چرا برخی افراد همیشه احساس کمبود زمان دارند ولی برخی دیگر به تمام کارهایشان می‌رسند؟

راز نهفته در این امر، مدیریت زمان است.

البته که موفقیت به فاکتورهای بسیار بیشتری بستگی دارد؛ اما مدیریت زمان یکی از مهم‌ترین‌هایشان است.

در این مقاله چند تکنیک مدیریت زمان یاد می‌گیرید؛ اما این تکنیک‌ها تئوری نیستند. تکنیک‌هایی هستند که کارآفرین‌ها استفاده کرده و نتیجه گرفته‌اند. از جمله دکتر میثم شکری ساز یکی از کارآفرینان برتر کشورمان.

صاحب هولدینگ بزرگی متشکل از چندین مجموعه و شرکت.

دکتر شکری ساز بارها به عنوان کارآفرین نمونه کشوری مورد تقدیر قرار گرفته و برای ده ها نفر شغل ایجاد کرده است.

حالا به سراغ رازهای مدیریت زمان مخصوص کارآفرین‌ها و افرادی که قصد دارند مانند دکتر شکری ساز، کسب و کار خودشان را راه اندازی کنند می‌رویم:

تکنیک اول | مدیریت زمان با GTD

یک تکنیک مشهور مدیریت زمان که توسط دیوید آلن گسترش پیدا کرده و با اینکه چند سال بیشتر از عمرش نمی‌گذرد، اکنون به یکی از بهترین راهکارهای مدیریت زمان بدل شده است.

یادگیری و اجرای این تکنیک نیاز به تمرین و مداومت دارد. با این حال اگر بخواهیم خیلی خلاصه بگوییم:

مطابق با این روش، ابتدا باید تمام کارها را از ذهن خود خارج کنید، آن‌ها را ثبت کنید و به این ترتیب از استرس و یادآوری مجدد و چندین باره آن خلاصی پیدا کنید.

بعد از این کار ذهنتان به نوعی آسودگی و راحتی می‌رسد و این ترتیب با خیالی راحت‌تر برای تصمیم گیری و فکر کردن به موضوعات مهم نر می‌پردازید.

این شیوه از مدیریت زمان به مدیریت افکار تاکید بیشتری دارد.

در روش GTD اول همه کارها را گردآوری و ثبت می‌کنید و سپس آن‌ها را دسته بندی می‌کنید. به این ترتیب کارهای بزرگ و دشوارتان به کارهای کوچک و ساده‌تر تبدیل می‌شود و دسته بندی‌شان راحت‌تر خواهد بود.

ضمن اینکه به جای انبوهی از کارهای نامنظم و شلخته، با دسته‌هایی از کارهای در آستانه پردازش مواجه می‌شوید.

روش GTD به 5 مرحله اصلی تقسیم می‌شود: جمع‌آوری اطلاعات، پردازش اطلاعات، مرتب کردن اطلاعات، بررسی اطلاعات و انجام کارها.

این روش بهترین شیوه برای رهاسازی ذهن از هر موضوع اضافه است و منجر به سازمان‌دهی بهتر کارها می‌شود.

تکنیک دوم | تکنیک پومودورو

تکنیک دوم با آن اسم عجیب غریبش توسط یک محقق ایتالیایی اختراع شده است.

در روش پومودورو زمان‌های شما به بلوک‌های 25 دقیقه‌ای تقسیم می‌شود. به هرکدام از بلوک‌ها، یک پومودورو گفته می‌شود (پومودور به معنی گوجه فرنگی است).

بین هر 25 دقیقه 2 تا 5 دقیقه استراحت در نظر گرفته می‌شود. بعد از گذشت 4 پومودورو به جای 5 دقیقه، 15 دقیقه استراحت در نظر می‌گیریم.

فلسفه این روش چیست؟ این تکنیک به این اشاره دارد که وقتی بازه‌ی زمانی برای انجام یک کار در نظر می‌گیرید، بیشتر از وقتی که به زمان توجه ندارید، تمرکزتان به انجام آن کار است و سریع‌تر آن را انجام می‌دهید. موقع اجرای این روش عوامل حواس پرت کننده را یادداشت و به مرور از میان بردارید.

برای پیگیری و اجرای درست این روش، می‌توانید موقع اجرای این روش، از وضعیتتان یادداشت‌برداری کرده و هر بار با قبل مقایسه کنید. از این یادداشت‌ها به عنوان راهنما برای تخمین زمان مورد نیاز برای انجام کارها استفاده کنید.

تکنیک سوم | انسداد زمان

به این روش بلوکه کردن یا انسداد زمان گفته می‌شود؛ یعنی برای انجام کارها فقط بازه‌های مشخصی از زمان را در نظر بگیریم.

برای اجرای این روش می‌توانید فعالیت‌هایی که باید حتماً و قطعاً انجام دهید را یادداشت کرده و یک روز یا چند ساعت در هفته را به انجام آن‌ها اختصاص دهید.

مثلاً ساعات مشخصی در روز را به پاسخ به پیام‌هایمان اختصاص دهیم و دیگر ساعات روز به سراغش نرویم!

با این کار از پراکندگی کارها جلوگیری شده و زمان ذخیره می‌شود.

تکنیک چهارم | قانون 20-80 یا پارتو

قانون 20-80 به نام مخترع آن یعنی ویلفرد پارتو نامگذاری شده است. این قانون به سادگی بیان می‌کند:

80 درصد نتایج را 20 درصد از عملکرد اصلی ما ایجاد می‌کنند!

چطور از این اصل در مدیریت زمان استفاده کنیم؟

اول کارها را روی یک کاغذ لیست و به ترتیب شماره‌گذاری کنید، بعدازآن ببینید کدام یک از کارها از همه سخت‌تر هستند و اگر انجام شوند ارزشمندترین نتایج را برای شما ایجاد می‌کنند.

اگر 10 کار در لیست دارید، احتمالاً دوتا یا سه تای آن‌ها از همه مهم‌تر هستند و بیشترین تأثیر و نتیجه را در بردارند.

این دو کار را به اول لیست ببرید و سعی کنید تا موقعی که این دو کار تمام نشده به ادامه لیست کارهای خودتان کاری نداشته باشید.

برخی از کارها را می‌توانید برون‌سپاری کنید و خودتان انجام ندهید. شما به همان 20 درصد از کارهایی بپردازید که 80 درصد نتایج را برای شما ایجاد خواهند کرد.

تکنیک پنجم | سیستم D4

این سیستم بر پایه‌ اولویت‌بندی کارهاست. در این سیستم یک جدول تهیه می‌کنید و کارهایتان را در 4 دسته می‌گذارید:

باید همین الان انجام دهم (Do it now)

به تعویق بیندازمش! (Defer it)

برون‌سپاری کنم (Delegate it)

حذفش کنم (Delete it)

به ترتیب توضیحات این 4 دی را بخوانید:

• اگر انجامشان ندهید، استرس می‌گیرید و تمرکزتان برای انجام سایر کارها کم می‌شود. پس همین حالا انجامشان دهید!
• اولویت خیلی بالایی ندارند و می‌توانید بیندازیدشان برای بعد!
• می‌توانید آن را به دیگران که بهتر و سریع‌تر انجام می‌دهند واگذار کنید، حتی اگر قرار باشد برایش هزینه کنید، ارزشش را دارد...
• اصلاً جزء اولویت‌ها نیست و بهتر است کاملاً حذف شوند.

سخن پایانی تکنیک‌های مدیریت زمان دکتر شکری ساز

دکتر میثم شکری ساز، در بازه‌های زمانی مختلف از هرکدام از این روش هااستفاده کرده و با توجه به اینکه نتایج خوبی گرفته است، این توصیه‌ها را به شما دارد.

راستی، به این نکته توجه کنید. لزومی ندارد از هر 5 روش بالا استفاده کنید.

حتی اگر یک روش را مداوم و مصرانه پیگیری کنید، نتایج بسیار خوبی حتی در کوتاه مدت خواهید گرفت.

یادمان نرود، زمان مهم‌ترین دارایی ماست و باید به خوبی از آن استفاده کنیم.