وقتی کارمندان در سازمان اشتباه می‌کنند، وظیفه مدیر یا مسئول آنهاست که اشتباهشان را گوشزد کند و روش کار درست را به آنها آموزش بدهد، اما بعضی مدیران آن‌قدر می‌خواهند از اشتباهات کارمندانشان پیشگیری کنند که دچار مدیریت ذره بینی می‌شوند. مدیریت ذره بینی یا میکرو منیجمنت کنترل‌کننده‌ترین شیوه مدیریت است و افرادی که به این روش کار می‌کنند، می‌خواهند بر همه‌چیز نظارت داشته باشند تا مطمئن شوند همه کارها درست پیش می‌روند، اما نتیجه این شیوه مدیریتی کاملا برعکس است. در این مقاله توضیح می‌دهیم مدیریت ذره بینی چیست و چه ضررهایی برای گروه‌ها و سازمان‌ها دارد.

مدیریت ذره بینی چیست؟

این نوعمدیریتکه به آن میکرو منیجمنت (Micromanagement) هم می‌گویند زمانی رخ می‌دهد که مدیر یا سرپرست گروه می‌کوشد همه‌چیز را کنترل کند و بر همه امور نظارت داشته باشد. این شیوه مدیریتی در نگاه اول کاربردی به نظر می‌رسد و حتی شاید در پروژه‌های کوچک نتیجه‌بخش باشد، اما مدیر ذره‌بینی نمی‌تواند به چشم‌انداز بلندمدت گروهش توجه داشته باشد و زمانش فقط صرف توجه به جزئیات می‌شود. در این حالت، اعضای گروه هیچ آزادی عملی ندارند و از وجود ناظر همیشگی خسته می‌شوند.

مدیران معمولی کارها را به کارمندان محول و منابع لازم را برایشان تأمین می‌کنند و زمان اتمام کار را به آنها می‌گویند. بعد از این، کارمند آزاد است که کار را انجام بدهد و نتیجه و گزارش را ارائه کند. مدیر ذره‌بینی همه مراحل اولیه را طی می‌کند، اما در تمام فرایند هم بر عملکرد کارمند خود نظارت دارد و حتی ممکن است برای هر گام پروژه از او گزارش بخواهد. اگر هم کارمند مرتکب خطایی شود یا کار را به‌شیوه‌ای انجام ندهد که مدیر تعیین کرده است، او را تنبیه می‌کند.

ویژگی‌های مدیران ذره‌بینی

وقتی درباره مدیریت ذره بینی صحبت می‌کنیم، اکثر افراد یاد مثال‌هایی واقعی از این نوع مدیران می‌افتند. تعداد این افراد ذره‌بینی در جامعه بسیار زیاد است و به همین دلیل بسیاری از افراد شاغل با این مشکل مواجه می‌شوند. نکته این است که برخی از مدیران ذره‌بینی نمی‌دانند این ویژگی را دارند و در نتیجه برای اصلاح آن تلاشی نمی‌کنند.

مهم‌ترین ویژگی‌های مدیر ذره بینی عبارت‌اند از:

• به‌خاطر مدیریت ذره بینی و نیاز به نظارت دائمی، مخالفتفویض اختیاراست.
• اگر پروژه‌ها به شیوه‌ای که او می‌خواهد انجام نشده باشند، آنها را برمی‌گرداند.
• متنفر است که تصمیمی بدون مشورت او گرفته شود.
• به‌جای توجه به نتایج بزرگ، به جزئیات توجه دارد.
• بیشتر زمان خود را صرف نظارت روی کارهای دیگران می‌کند.
• نظرات و تجربیات دیگران را نادیده می‌گیرد.
• مدام درخواست به‌روزرسانی پروژه و انجام مجدد آن را دارد.
• معمولا پروژه‌ها به‌نظرش رضایت‌بخش نیستند و باید بازبینی شوند.

فراموش نکنید که این ویژگی‌ها همیشه منفی نیستند و در موقعیت‌های خاص می‌توانند سازمان را به اهداف برسانند، اما کاربرد همیشگی ندارند.

مزایا و معایب میکرو منیجمنت

مدیریت ذره بینی ممکن است با هدف درستی انجام شود، اما اجرای آن اشتباه باشد. نظارت بر فرایندها و اجرای صحیح آنها در هر سازمانی لازم است، اما نه به شیوه‌ای وسواس‌گونه! حتی ممکن است در برخی موارد مدیران به فرایند میکرومنیجمنت نیاز داشته باشند، مثلا زمانی که کارمندی به‌تازگی وارد سازمان شده است باید به این شیوه مدیریت شود تا کار را یاد بگیرد.

در ادامه مزایا و معایب میکرو مدیریت را بررسی می‌کنیم تا تشخیص بدهید این روش در چه شرایطی کاربردی است و در چه شرایطی به سازمان آسیب می‌رساند.

مزیت‌های مدیریت ذره بینی

میکرو منیجیمنت در شرایط زیر می‌تواند کاربردی باشد و گروه را سریع‌تر به هدف برساند:

• زمانی که کارمند جدید استخدام شده است.
• در پروژه‌های تخصصی که کارمندان به راهنمایی گام به گام از سوی فردی متخصص نیاز دارند.
• وقتی فرایندها پیچیده می‌شوند در طی آنهاچرخه یادگیریوجود دارد و اعضای گروه باید در حین کار آموزش ببینند.
• زمانی کهکسب‌وکارهنوز استارتاپی و کوچک است و مدیر ضمن نظارت بر کار کارمندان، می‌تواند به چشم‌اندازهای بلندمدت هم توجه داشته باشد.

مدیریت ذره بینی به خودی خود مفهوم منفی ندارد و فقط وقتی در آن افراط می‌شود به سازمان آسیب می‌رساند. مدیرانی که در مواقع صحیح ذره بین به دست می‌گیرند، می‌توانند بر فرایندها نظارت داشته باشند و خروجی‌ها را هم مدیریت کنند. همچنین از سلامت و امنیت کارکنان در حین انجام پروژه مطمئن خواهند شد.

معایب مدیریت ذره بینی

• نظارت دائمی برای کارمندان آزاردهنده است.
• احتمال ایجاد خطا هم از سوی مدیر و هم از سوی کارمندان وجود دارد.
• مدیران ذره‌بینی در سازمان‌های بزرگ توانایی نظارت کلی بر سازمان را از دست می‌دهند.
• اعتماد میان مدیر و کارمندان خدشه‌دار می‌شود.
• فرسودگی شغلیو خستگی مدیران و کارمندان بیشتر می‌شود.
• کارمندان به نظارت‌ها و دستورات مدیر وابسته می‌شوند.
• کارمندان استعفا می‌دهند و مدیر باید مدام دنبال نیروهای جدید باشد.
• خلاقیتو استقلال کارمندان از بین می‌رود.

۲ پیشنهاد برای مدیران علاقه‌مند به مدیریت ذره بینی

۱. تعیین اهداف و نتایج کلیدی

تعیین اهداف و نتایج کلیدی تکنیکی مدیریتی است که همه فاکتورهای مدیریت ذره بینی را در بر می‌گیرد. با این تکنیک، مدیران دیگر نیازی به نظارت دائمی بر سازمان ندارند و در عین حال مطمئن می‌شوند که همه‌چیز همان‌طور که می‌خواهند پیش می‌رود.

این اهداف و نتایج معمولا هر سه ماه یک بار در سازمان تعیین می‌شوند و این امکان را برای گروه فراهم می‌کنند که روی اهداف کلیدی و روش رسیدن به آنها متمرکز شوند. ویژگی‌های این تکنیک:

• معمولا بیشتر از ۵ هدف تعیین می‌شود که در راستای ارزش‌های فردی و سازمانی اعضای گروه هستند.
• اهداف به‌شیوهاسمارت (SMART)تعیین می‌شوند.
• هر هدف باید ۴ فاکتور ارزیابی قابل‌اندازه‌گیری داشته باشد.
• نتایج باید به گونه‌ای تعیین شوند که کمی از سطح کنونی سازمان بالاتر باشند، اما امکان دستیابی به آنها وجود داشته باشد و این‌طوری منجر به پیشرفت سازمان شوند.

با استفاده از نرم‌افزارهایمدیریت عملکردمی‌توان این اهداف و نتایج را تعیین کرد و بعد از پایان هرکدام هم میزان موفقیت را سنجید. بعد از تعیین این اهداف، می‌توان هفته‌ای یک یا دو جلسه در سازمان برگزار کرد تا اعضای گروه‌های مرتبط در کنار هم جمع شوند و بگویند هرکدامشان چه کارهایی برای دستیابی به اهداف انجام داده‌اند. در این صورت می‌توان بر فرایندها هم نظارت داشت.

۲. مدیریت فرایندها

میکرومنیجمنت روی کاغذ خیلی خوب به نظر می‌رسد، اما در عمل چیزی جز سرخوردگی کارمندان و بی‌اعتمادی مدیر به آنها را در پی ندارد. بهترین راهکار برای حل مشکل میکرومنیجمنت این است که به‌جای مدیریت تک‌تک جزئیات، فرایندها را مدیریت کنید.

درمدیریت فرایند، جریان‌های کاری و گزارش‌های مسئولان پروژه‌ها را پیگیری می‌کنید و نظارتی روی جزئیات پروژه‌ها ندارید. مدیرانی که فرایندها را مدیریت می‌کنند آموزش‌های لازم را به کارمندان ارائه می‌دهند، در نتیجه نیازی به نظارت به جزئیات و ذره‌بین دست‌گرفتن نخواهند داشت.

زمانی که فرایندها در سازمان تعریف شده باشند، حتی کارمندان جدید هم می‌توانند در مدت کوتاهی آنها را یاد بگیرند و نیازی به مدیریت ذره بینی نخواهند داشت. در نتیجه مدیر می‌تواند به کارهای مهم‌تر برسد و زمانش را صرف بررسی جزئیات نکند.

کلام آخر

در این مقاله مدیریت ذره بینی را بررسی کردیم و گفتیم برای برخی از پروژه‌ها و موقعیت‌های خاص مناسب است. برخی از مدیران بر این باورند که این شیوه مدیریتی در گروه‌های کوچک هم نتیجه‌بخش است، اما حتی در این گروه‌ها هم کارمندان سرخورده می‌شوند و نمی‌توانند با مدیر ارتباط برقرار کنند. آنها تصور می‌کنند مدیر مانند معلمی سختگیر همیشه بالای سر آنها ایستاده و منتظر است به‌محض کوچک‌ترین اشتباه تنبیهشان کند.

برقراریارتباط مناسب با کارمندانیکی از نکات مهم در مدیریت است. به یاد داشته باشید که همکاران خانواده دوم شما هستند و در طول روز زمان زیادی را با آنها سپری می‌کنید. پس ارتباطات از نظارت بر جزئیات کارها و اطمینان از انجام صحیح آنها اهمیت بیشتری دارد. با استفاده از روش‌های جایگزین مانند مدیریت فرایندها یا تعیین اهداف و نتیجه‌های کلیدی هم بر تمام جزئیات نظارت نمی‌کنید و اعتماد کارمندان را جلب خواهید کرد و هم از پیشرفت صحیح کارها مطمئن می‌شوید.