اخیرا مدیر پروژه شده‌اید، تبریک می‌گویم! اما به این موضوع فکر کرده‌اید که چطور می‌خواهید کارتان را آغاز کنید؟ یا اینکه چه مراحلی را بعد از شروع کار باید پشت سر بگذارید و همچنین با چه روشی می‌خواهید شانس‌های پیروزی‌تان را به حداکثر برسانید؟ در ادامه‌ی این مطلب ۱۳ گام برای مدیریت پروژه توضیح داده می‌شوند که راهنمای گام‌به‌گام فرآیند مدیریتِ همه‌جور پروژه‌ای هستند.

۱. مرزهای یک هدف را مشخص کنید

اولین و مهم‌ترین گام در هر پروژه‌ای تعیین مرزهای هدف آن است. قرار است با مدیریت این پروژه به چه هدفی برسید؟ مقصود پروژه چیست؟ تعریف مواردی که درون مرزهای پروژه‌ی شما جای نمی‌گیرند نیز به همان میزان اهمیت دارد. اگر تعاریف رئیس‌تان برای شما کافی نبوده، برداشت‌هایتان را از مرزهای پروژه برای خود شفاف کرده و بعد آنها را برای رئیس‌تان بفرستید تا تأیید کند.

۲. منابع موجود را مشخص کنید

نیروهای انسانی، تجهیزات و منابع مالی‌ای را که برای رسیدن به مقاصد پروژه در دست دارید، مشخص کنید. به عنوان مدیر پروژه معمولا کنترل مستقیمی روی همه‌ی منابع ندارید، ولی با استفاده از مدیریت ماتریسی باید آنها را مدیریت کنید. سعی کنید متوجه شوید که چنین کاری تا چه حد ساده یا دشوار است.

۳. جدول زمان‌بندی را بررسی کنید

کِی باید پروژه را تحویل دهید؟ احتمالا حین توسعه‌ی طرح پروژه انعطاف‌هایی در مورد تنظیم زمانی وجود دارد، اما زمان تحویل معمولا زمان مشخصی است. اگر تصمیم گرفتید که برای تحویل پروژه در زمان مشخص، اضافه‌کاری داشته‌ باشید حتما بسنجید که این اضافه‌کاری‌ها با بودجه‌ی پروژه مطابقت داشته‌ باشد.

۴. تیم پروژه را دور هم جمع کنید

اعضای تیم‌تان را دور هم جمع کنید و با هم در تعامل باشید. آنها نیروهای متخصص هستند و به همین دلیل است که سرپرست شرکت آنها را برای این پروژه در نظر گرفته‌ است. وظیفه‌ی شما مدیریت تیم است.

۵. گام‌های بزرگ را فهرست کنید

بخش‌های عمده‌ی پروژه کدام‌ها هستند؟ اگر خودتان نمی‌دانید، برای رسیدن به پاسخ از اعضای تیم بپرسید. بهتر است مراحل را به ترتیب زمانی مرتب کنید. البته خیلی هم وسواس به خرج ندهید، بعدا می‌توانید ترتیب کارها را تغییر دهید.

۶. گام‌های کوچک را فهرست کنید

فهرست گام‌های کوچکی را که زیرمجموعه‌ی گام‌های بزرگ‌تر است، هم تهیه کنید. دوباره تأکید می‌کنم که اگر آنها را به ترتیب زمانی بچینید یادآوری آنها راحت‌تر خواهد بود. اینکه این فهرست چند سطح دارد و گام‌های پروژه تا چه عمقی جزئی و جزئی‌تر می‌شوند بستگی به اندازه و پیچیدگی پروژه‌تان دارد.

۷. طرح مقدماتی را تهیه کنید

همه‌ی گام‌ها را وارد طرح کنید. کدام مرحله اول انجام می‌شود؟ گام بعدی چیست؟ کدام‌یک از گام‌ها می‌توانند همزمان و با استفاده از منابع متفاوت انجام شوند؟ هر کس قرار است کدام مرحله را انجام دهد؟ هر مرحله چقدر زمان می‌برد؟ بسته‌های نرم‌افزاری خوب و مختلفی برای انجام خودکار هر کدام از این جزئیات وجود دارد. از کسانی که کار مشابهی انجام می‌دهند پرس‌وجو کنید که از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنند.

۸. طرح کسب‌وکارتان را ایجاد کنید

بازخورد تیم و دیگر ذینفعان پروژه را راجع به طرح مقدماتی دریافت کنید. جدول زمان‌بندی خود و جدول شرکت را با هم تطبیق دهید تا بتوانید کار را در محدوده‌ی زمانی موجود تمام کنید. تعدیل‌های لازم را برای تهیه‌ی طرح پایه روی طرح مقدماتی انجام دهید.

۹. برای پروژه درخواست تعدیل بدهید

تقریبا هیچ وقت زمان، بودجه و نیروها برای پروژه کافی نیستند. وظیفه‌ی شما این است که با این منابع محدود کارهایی انجام دهید که دیگران تصورش را هم نمی‌کنند. البته معمولا محدودیت‌هایی در پروژه‌ها هست که عملا با واقعیت جور در نمی‌آیند. شما باید موارد این‌چنینی را مشخص کنید و آنها را برای رئیس‌تان توضیح دهید و در نهایت درخواست کنید که این محدودیت‌های غیرعملی تغییر کنند. صبر نکنید تا به دردسر بخورید و بعد به دنبال راه چاره بیفتید؛ چنین درخواست‌هایی را همان ابتدای پروژه اعلام کنید.

۱۰. طرح‌تان را به انجام برسانید، البته نه به قیمت جان‌تان

به انجام رساندن طرح مهم است، اما بپذیرید که طرح قابل تغییر هم هست. مثلا شما هر روز برای رسیدن به محل کارتان طرحی ناخودآگاه دارید. اما اگر مسیرتان به خاطر تصادف بسته شده‌ باشد طرح ذهنی‌تان را تغییر می‌دهید و از راه جدیدی می‌روید. همین کار را با طرح پروژه‌هایتان انجام دهید؛ بر حسب نیاز، آنها را تغییر دهید و در عین حال همیشه هدف پروژه و منابع را مد نظر داشته باشید.

۱۱. بر پیشرفت تیم نظارت کنید

ابتدای پروژه پیشرفت اندکی می‌کنید، اما کم‌کم شروع کنید به نظارت بر اینکه هر کس چه کار می‌کند. این کار باعث می‌شود که قبل از اینکه مسائل به دردسر تبدیل شوند متوجه آنها شوید.

۱۲. همه چیز را مستند کنید

همه‌ی موضوع‌ها را ثبت کنید. هر وقت طرح پایه را تغییر می‌دهید، آن تغییر و علت آن را یادداشت کنید. زمانی که درخواست جدیدی به پروژه اضافه می‌شود، اینکه درخواست از کجا آمده و چطور جدول زمان‌بندی و بودجه را با این درخواست تطبیق داده‌اید، ثبت کنید. نمی‌توانید همه چیز را به خاطر بسپارید، پس همه‌ی موارد را یادداشت کنید تا در انتهای پروژه با نگاه کردن به آنها چیزهایی بیاموزید.

۱۳. همه را در جریان مسائل قرار دهید

در طول انجام پروژه همه‌ی ذینفعان را در جریان پیشرفت آن قرار دهید. موفقیت‌هایتان را در هر یک از مراحل به آنها اطلاع دهید، البته به محض وقوع مشکلات هم آنها را در جریان بگذارید. اگر قرار است تغییری اتفاق بیافتد در اولین زمان ممکن تیم را از آن تغییرات باخبر کنید. کاری کنید که حتما کلیه‌ی افراد تیم در جریان کار بقیه‌ی اعضا باشند.

برگرفته از:management.about.com