چه خبرا؟ خانواده چطورن؟ کار چطور پیش میره؟ مشکلی، نگرانی‌ای چیزی هست بخوای به من بگی؟ چند تا کار بود که میخواستم حواست بهشون باشه…

گفتگوی بالا و این سوال‌ و جواب‌های احتمالی‌ روی هم چند دقیقه بیشتر وقت نمی‌گیرند. اما بیشتر مدیرها سخت‌شان است همین احوال‌پرسی‌های کوتاه را در برنامه روزانه‌شان بگنجانند. مشکل اینجاست که حذف کردن این گپ‌وگفت‌های ناقابل راه را برای مشکلات زیادی در کارایی افراد باز می‌کند. مشکلاتی که جلوی رسیدن همه به اهدافشان را می‌گیرند؛ هم کارمندتان، هم شرکت، و هم شمای رئیس.
مدیران می‌توانند تنها با حرف زدن، عملکرد کارمندان‌شان را بهتر کنند. ببینید چطور:

فرآیند مدیریت عملکرد را به صورت مداوم انجام دهید

قبل از هر چیزی بگویم، در مورد آن بازخوردهایی که یک بار آخر سال به کارمندان‌تان می‌دهید حرف نمی‌زنم. می‌خواهم در مورد چیزهایی که در ۳۶۵ روز بین آن بازخوردها باید اتفاق بیفتد حرف بزنم.
ارزیابی سالانه‌ی عملکرد کارکنان جایگاه خودش را دارد، اما تنها به عنوان تشریفات، چیزهایی که در آن گفته می‌شود نباید برای شنونده، جدید و غیر منتظره باشد.
بنا بر نظرسنجی‌ای که در سال ۲۰۱۳ انجام شده، ۷۱ درصد کارمندان ترجیح می‌دهند همان زمان که کاری را انجام دادند، همان جا هم نظر رئیس‌شان را در موردش بدانند. این یعنی لازم است درست همان موقع که اتفاق بد (یا خوبی) می‌افتد، درجا مسئله را با کارمندتان در میان بگذارید.
نه‌تنها بازخورد منظم چیزی است که کارمندان‌تان می‌خواهند، بلکه چیزی است که برای شما هم فایده‌های زیادی دارد. وقتی به طور مداوم بازخورد می‌دهید، باعث می‌شوید کارمندان‌تان فقط بر رسیدن به اهداف تمرکز نکنند؛ بلکه رسیدن به رفتارهای مطلوب در محیط کار هم برایشان مهم باشد. رفتارهایی که به افراد یاد می‌دهند «چطور» به اهداف‌شان برسند.

مسئله را شخصی کنید!

همین که یک کارمند جدید از در وارد می‌شود، باید دید خوبی در مورد انتظاراتی که از او می‌رود پیدا کند. توضیحات شفاف در مورد شغلی که برایش درخواست داده‌اند همین نتیجه را می‌دهد. ولی حواس‌تان باشد خیلی روغن داغش را زیاد نکنید! (زیاد هم کامل توصیف نکنید!)
وقتی کارمند جدیدی استخدام می‌کنید، بد نیست بفهمید که او دوست دارد مدیرش چطور مدیری باشد. هیچ دو کارمندی مثل هم نیستند؛ بعضی‌ها اگر فرصتی به دست بیاورند، آنقدر حرف می‌زنند تا سرتان را می‌بَرند، عده‌ای هم هستند که ترجیح می‌دهند بطور پراکنده و هروقت لازم بود گفتگویی با شما داشته باشند.
هیچ‌وقت فراموش نکنید که آدم‌ها از شغل‌ها استعفا نمی‌دهند، از مدیرها استعفا می‌دهند. هرچه زودتر کشف کنید که چطور می‌توانید مدیر موثری برای هرکدام از آنها باشید، بهتر است. به این ترتیب کارمندانتان هم علاقه‌شان را به کار از دست نمی‌دهند، هم انرژی‌اش را دارند تا کارها را درست انجام بدهند و هم حاضر خواهند بود بیشتر از حداقل‌ها برای کارشان مایه بگذارند.

هدف تعیین کنید، بعد عوض‌اش کنید

هر کارمندی که صبح وارد شرکت می‌شود، نیاز دارد هدفی برای روزش داشته باشد. همین است که مشخص کردن اهداف در همان اول سال مهم می‌شوند.
اما حواس‌تان باشد هدف‌هایی که مشخص کرده‌اید را از یاد نبرید! این روندِ هدف گذاشتن و بعد بی‌خیالش شدن دیگر آن نتیجه‌ی خوب را نمی‌دهد. اوایل کار، کارمندان به راحتی برای رسیدن به هدف‌هایشان جوگیر می‌شوند. اما بدون تقویت شدن، این ذوق و شوق‌ها زیاد دوامی ندارند.
با بررسی دوباره‌ی اهداف و تجدید نظر در آن‌هاست که عملکرد کارمندان‌تان بهبود پیدا می‌کند. این کار باعث می‌شود اهداف‌تان واقع‌گرا باشند و از اهداف کلی شرکت دور نیافتند. هرچه که باشد، موفقیت مثل صفحه‌ی یک دارت است که مدام در حال حرکت است. باید بتوانید سریع جهت تیرتان را تنظیم کنید، وگرنه به هدف نمی‌زنید.

از تکنولوژی به نفع خودتان استفاده کنید

امروزه به لطف نرم‌افزارهای مدیریتِ عملکردهای فردی، هم کارمندان و هم مدیران ابزارهای لازم برای مشخص کردن اهداف، دنبال کردن آن‌ها و مدیریت‌شان را در اختیار دارند.
برای مدیران، فایده‌ی این نرم‌افزارها این‌جاست که می‌توانند همه‌ی اتفاقاتی که در طول سال نشان‌گر روند عملکرد کارمندان بوده را در یک جا ذخیره کنند. به کمک این‌ها، دیگر لازم نیست آن همه دنبال جزئیات چت‌های‌تان با کارمندان بگردید یا برای به یادآوردن گفتگوهای توی راهرو به مغزتان فشار بیاورید. نتیجه چیست؟ ارزیابی های دقیق‌تر، برنامه‌ریزی موثرتر برای بهبود عملکردها و صد البته پیشرفت کارمندان.
کارمندان هم می‌توانند به کمک این نرم‌افزارها اهدافی که در اول سال یا حتی در طول سال برای خودشان تعیین می‌کنند را دنبال کنند. ببینند آیا در مسیر رسیدن به آن هدف‌ها قرار دارند؟ آیا اهداف‌شان هنوز با اهداف کلی شرکت در یک راستاست؟ آیا وظایف کاری‌شان تغییر کرده و بنابراین لازم است در اهداف‌شان تجدید نظر شود؟
وقتی مرتبا بحث عملکرد کارمندان را پیش می‌کشید، در واقع دارید نشان می‌دهید که برای افراد تیم‌تان و برای رشد آن‌ها ارزش قائلید، و برای پیشرفت آنها انرژی می‌گذارید. یادتان باشد، این شمایید که تعیین می‌کنید کارمندانی عادی داشته باشید، یا کارمندانی عالی.

برگرفته از:insperity