با همه‌گیریویروس کرونا،‌ بسیاری ازکسب و کارها به استفاده ازدورکاریو برگزاری جلسات آنلاین روی آورده‌اند. با گذشت زمان،‌ مدیران و رهبران به ظرفیت‌ها و فرصت‌های فضای مجازی در گردهم آوردن افراد گروه و پیشبرد کارها بیشتر پی می‌برند. در این مقاله، با بررسی سه تجربه موفق، این ظرفیت‌ها را بررسی می‌کنیم. تا انتهای این مقاله، با ما همراه باشید.

درباره چالش‌های دورکاری و برگزاری جلسات آنلاین، یادداشت‌های فراوانی نوشته شده است، اما کمتر پیش می‌آید که درباره فواید آنها بخوانیم؛ اینکه استفاده از فناوری‌های جدید ارتباطی چه امکاناتی در اختیار برگزارکنندگان قرار می‌دهد، مانند نظرسنجی مجازی، رأی‌گیری و بارش فکری (طوفان فکری) مؤثرتر و… .

گرچه همه‌گیری ویروس کرونا بسیاری از شرکت‌های کوچک و بزرگ را به‌سمت برگزاری جلسات آنلاین سوق داد، به‌تدریج این سازمان‌ها متوجه ظرفیت‌‌های بالقوه آن هم می‌شوند. با پشت‌سرگذاشتن بحران کرونا، بسیاری از مدیران همچنان از این روش‌ها بهره خواهند برد.

در ادامه، سه مزیت مهم جلسات آنلاین نسبت به جلسات حضوری را بررسی می‌کنیم:

۱. بهبود نظرسنجی‌ها

سامانتا مدیر یک شرکت است. او جلسه‌ای آنلاین برگزار کرده است که هدف آن بررسی کاهش دستمزد کارکنان و مدیران به‌خاطر شیوع ویروس کرونا است. بعد از تبادل نظر و گفت‌و‌گو، وقت آن رسیده است که اوتصمیم گیریکند، درحالی‌که فقط کتی که یکی از سرپرست‌ها است، نگرانی خودش را ابراز کرده بود؛ اما سامانتا هنوز مطمئن نیست که سایر اعضای تیم چه نظری دارند. او سعی می‌کند تا از طریق نگاه‌کردن به اعضای گروه، بفهمد در ذهن آنها چه می‌گذرد؛ اما کیفیت تصویر به‌حدی نیست که او بتواند از طریق دیدن یک تصویر کوچک از اعضای گروه، به نظر آنها پی ببرد. پس به‌سراغ نظرسنجی می‌رود.

ساده‌ترین روش نظرسنجی که حضوری هم قابل‌انجام است، پرسیدن سؤالی با جواب بله و خیر است. شاید سامانتا این‌گونه سؤالی را مطرح کند و با ۹ جواب بله و ۱ جواب خیر مواجه شود؛ اما وب‌سایتی که او برای برگزاری جلسه استفاده می‌کند، ابزارهای پیشرفته‌تری هم دارد. او می‌تواند برای نظرسنجی درباره کاهش دستمزدها، یک بازه تعریف کند: از ۱ به‌عنوان مخالفت کامل تا ۵ به‌عنوان موافقت کامل.

فرض کنیم که شش نفر گزینه ۵،‌ سه نفر گزینه ۴ و یک نفر هم گزینه ۲ را انتخاب کند. خب، این جواب چه‌چیزی را برای سامانتا مشخص می‌کند؟! این نظرسنجی نشان می‌دهد که تردیدی وجود دارد. گرچه هیچ‌کس مخالف کاهش دستمزدها نیست، ظاهرا سه نفر تردیدهایی در ذهن دارند. حالا او می‌تواند از طرف‌داران گزینه ۴ بخواهد که نگرانی‌های خود را ابراز کنند. معلوم می‌شود که تردیدهای کتی و گروهش (همان سه نفر) چندان هم غیرمنطقی نیست؛ پس سامانتا تصمیم خود مبنی بر اعمال کاهش حقوق یکسان برای همه اعضا را اصلاح می‌کند.

قطعا امکان اجرای این نوع نظرسنجی به‌صورت حضوری هم ممکن بود، اما به‌ندرت پیش می‌آید که مدیران در جلسات حضوری، دست به چنین کاری بزنند. بااین‌حال ابزارهای آنلاین اجرای آن را سریع و راحت‌تر می‌کند.

۲. بازنویسی ساختار جلسات

برایان از مدیران یک شرکت تولیدکننده بزرگ چندملیتی است. او هرساله، به همراه تعداد زیادی از مدیران منطقه‌ای و محلی باید در جلسات فشرده کاری‌ای شرکت کند که در نقاط مختلف دنیا برگزار می‌شود. اینجلسات کاری اثر بخشبه‌صورت چهار جلسه طی دو روز است که در چهار هفته متوالی و در چهار شهر بزرگ دنیا برگزار می‌شود. با وجود همه اینبرنامه ریزیها، همواره برخی از افراد نمی‌توانند در گردهمایی‌ها شرکت کنند. ازطرفی هزینه‌های این نشست‌ها نیز زیاد است؛ از هزینه‌های پروازها گرفته تا هزینه رزرو هتل و پذیرایی.

برایان با درنظرگرفتن مزیت‌های کنفرانس‌های آنلاین، مانند کاهش هزینه‌ها، پیشنهاد می‌کند که با استفاده از امکانات فضای مجازی، می‌توان ساختار جلسات سالانه شرکت را تغییر داد. او می‌گوید: «با استفاده از فضای مجازی، نه‌تنها می‌توان در جلسات منطقه‌ای شرکت کرد، بلکه امکان حضور در نشست‌های دسته‌بندی‌شده بر اساس موضوع، سطح و هدف نیز فراهم می‌شود.»

۱۰ ابزار کاربردی برای راحت‌تر کار کردن در خانه

۳. بهبود بارش فکری

اندرو مدیر یک شرکت ۵۰۰میلیون‌دلاری است. با شروع همه‌گیری کرونا، درآمدهای شرکت به‌شدت ضربه خورد و بخش بزرگی از منابع درآمدی‌اش از دست رفت. او برای جبران خسارت‌ها و پیداکردن مشتریان جدید، جلسه‌ای آنلاین با ۱۲ نفر از مدیران شرکت برگزار کرد تا در این مورد چاره‌اندیشی کند.

اندرو در ابتدای کار، این ۱۲ نفر را به سه گروه چهارنفره تقسیم کرد و هرکدام را در یک اتاق فکر مجازی قرار داد. او در چینش اعضای گروه‌ها ویژگی‌های شخصیتی مدیرانش را در نظر گرفت. سه نفر از لج‌باز‌ترین و درون‌گراترین افراد را با یک تسهیلگر سخت‌گیر تنها گذاشت و بقیه افراد را نیز در سایر گروه‌ها قرار داد. خود اندرو نیز مدام بین اتاق‌‌های فکر مجازی در رفت‌و‌آمد بود و بر گفت‌وگوهای هر سه گروه نظارت داشت. پس از گذشت ۳۰ دقیقه، اعضا به اتاق اصلی گفت‌وگوی آنلاین بازگشتند.

نمایندگان هر یک از گروه‌ها ایده‌های به‌دست‌آمده را می‌خواندند و هم‌زمان تصویر ایده‌های نوشته‌شده نیز برای همه نمایش داده می‌شد. برخی از ایده‌ها اصلاح و بعضی دیگر حذف شدند. درنهایت پس از گذشت یک ساعت، اندرو ۹ ایده جالب و کابردی درباره مشتریان بالقوه جدید داشت که چهار مورد از آنها هرگز به فکر خودش نرسیده بود.

اکنون وقت بررسی این ۹ ایده بود تا از دل آن، سه ایده برای اجرا انتخاب شود. اندرو یک جدول سه‌درسه برای اعضای گروه فرستاد که ستون عمودی آن، توان احتمالی شرکت برای برآورده‌کردن ایده و ستون افقی بیانگر میل احتمالی مشتریان بود. او از آنها خواست تا هر ایده را در یکی از حالت‌های تحقق ضعیف تا قوی قرار بدهند. پس از رأی‌گیری و بحث‌ و بررسی روی هر ایده، اندرو و گروهش به جمع‌بندی رسیدند و سه ایده را انتخاب کردند.

آیا او می‌توانست همین بارش فکری را در جلسه حضوری هم انجام دهد؟! قطعا بله، اما باید گفت که برگزاری چنین نشستی به‌شکل حضوری مدت‌زمان خیلی بیشتری طول می‌کشید؛ مثلا ممکن بود بازگرداندن اعضا از استراحت نیم‌ساعته، ۱۰ تا ۱۵ دقیقه زمان ببرد، حال آنکه در جلسه آنلاین، اعضا پس ازاستراحت، در زمان مقرر حاضر بودند. همچنین ابزارهایی مانند رأی‌گیری و جدول‌سازی سرعت‌عمل و دقت کار را بیشتر کردند.

جمع‌بندی

سه مثالی که در بالا آوردیم، صرفا بخش کوچکی از ظرفیت‌های شناخته‌شده فناوری ارتباطات در حوزه برگزاری جلسات است. درواقع هر روزه، مدیران و رهبران بیشتری به روش‌های جدید برای بهره‌برداری از توانمندی‌های این برنامه‌های آنلاین پی می‌برند.

گرچه همه‌گیری ویروس کرونا خیلی از کارها را دشوارتر کرده است، اما فرصت‌های جدیدی هم پیش روی مدیران و رهبران می‌گذارد تا روش‌ها و رویکردهای جدیدی در توسعه روابط بین اعضای گروه و پیشبرد کارها پیدا کنند. بی‌شک‌، یکی از این فرصت‌ها قابلیت‌های فضای مجازی است.