دورکاریطرف‌داران فراوانی دارد و برای بسیاری از کارکنان، جذاب است. تعجبی هم ندارد. چه کسی دوست دارد هر روز ساعت‌ها وقت خود را در مسیر رفت‌وبرگشت بهمحل کارصرف کند و هزینه رفت‌وآمد را بپردازد؟ ولی شما، به‌عنوان مدیر شرکت، چگونه می‌توانید کارکنان قابل‌اطمینان و بامسئولیت پذیریبالا را برای دورکاری انتخاب کنید؛ کارکنانی که با خیال راحت می‌توانید کارهای شرکت را به آنها بسپارید و مطمئن باشید که وظایف خود را به‌درستی انجام می‌دهند و کم‌کاری نمی‌کنند؟ برای یافتن پاسخ این پرسش با ما همراه باشید تا شما را با ۳ راه شناسایی کارکنان دورکار خوب آشنا کنیم.

آیا همه کارکنان می‌توانند دورکاری کنند؟

شاید نخستین کارمند دورکارتان یکی از اعضای گروه کارکنان شماست که (به‌دلیل ترجیح شخصی یا به‌خاطر اتفاق خاصی که در زندگی شخصی‌اش رخ داده) از او خواسته شده به‌صورت تمام‌وقت یا پاره‌وقت دورکاری کند. شاید هم این فرد را تازهاستخدامکرده‌اید یا به‌طورکلی شرکتی که تأسیس کرده‌اید، به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کند. اگر کارکنان شرکت حضوری کار می‌کنند، ممکن است دورکاری نخستین کارمند موجب شود که سایر اعضای گروه نیز بخواهند به‌صورت پاره‌وقت یا تمام‌وقت دورکاری کنند. ولی حقیقت این است کهدورکاری برای همه مناسب نیست.

بسیاری عقیده دارند اگر اجازه داشتند از خانه کار کنند،بهره وریبیشتری می‌داشتند. در یکنظرسنجی و بررسی۷۶ درصد کارکنان عقیده داشتند که در دورکاری می‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند؛ چون در هنگام دورکاری،حواس پرتیها و مزاحمت‌های مکرر از جانب همکاران و مشغله‌های کلی و عمومی اداره وجود ندارد.

ولی حقیقت این است که بعضی برایحفظ تمرکزخود به ساختار و نظم موجود در اداره نیاز دارند. دربررسی و نظرسنجیدیگری ۴۶ درصد پاسخ‌دهندگان گفتند که بزرگ‌ترین عیب دورکاری وجود عوامل حواس‌پرتی است؛ نکته‌ای که بسیاری از افراد وقتی یک هفته دورکاری پاره‌وقت یا تمام‌وقت را شروع می‌کنند، آن را پیش‌بینی نمی‌کنند.

بنابراین، چطور باید متوجه شویم کسی که از اعضای فعلی گروه ماست یا تازه استخدام کرده‌ایم، برای دورکاری مناسب است یا نه؟ برای ارزیابی اینکه هر فرد چقدر برای دورکاری مناسب است یا برای پایه‌گذاری فرهنگی در شرکت که در آن دورکاری قابل‌اطمینان‌تر باشد، می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید.

۱. استفاده از صلاحیت مرتبط با کار (Task Relevant Maturity) برای قضاوت‌کردن توانایی‌های آنها و نیازهای ارتباطی خود

دورکاری نیازمند درجه‌ای از اطمینان است که در کارکردن در اداره به آن نیازی نیست. در اداره:

• می‌توانید فورا به کسی مراجعه کنید و از او کمک بخواهید؛
• می‌دانید فرد چه زمانی سر کار می‌آید و چه زمانی محل کار را ترک می‌کند؛
• متوجه می‌شوید که آیا فرد خوش‌حال،ناامید، خسته، بیمار یا هیجان‌زده است.

در اینجا، درس‌هایی آموخته‌اید تا به یکمدیر موفقبرای کارکنان دورکار تبدیل شوید. اگر همۀ این درس‌ها را اجرا کنید، بازهم به کارکنان شما بستگی دارد که نقش خود را ایفا کنند و وظایفشان را انجام دهند.

علاوه‌ بر اینکه تلاش می‌کنید مهارت‌های لازم را برای مدیریت کارکنان دورکار به دست آورید، به این نکته توجه داشته باشید: کسانی که از راه‌ دور برای شما کار می‌کنند، باید در کار اصلی خود مهارت زیادی داشته باشند، یعنیصلاحیت مرتبط با کارآنها در وظایفی که به آنان واگذار کرده‌اید، زیاد باشد.

با واگذارکردن وظایفی که می‌دانید به‌خوبی از عهدۀ انجام‌‌دادن آنها برمی‌آیند، گذار آنان به دوران دورکاری بسیار بهتر خواهد بود و مشکلات کمتری ایجاد خواهد شد؛ زیرا:

• به آموزش و کمک کمتری نیاز دارند؛
• به کنترل و نظارت کمتری نیاز دارند و درعین‌حال، کار باکیفیتی ارائه می‌دهند.

این به شما و عضو گروهتان زمان بیشتری برای خوگرفتن با دورکاری می‌دهد و دیگر نیاز نیست او را درزمینۀ وظایفی که باید انجام دهد، مجاب کنید.

با گذشت زمان، همچنان‌که اعتماد شکل می‌گیرد و شما هم توانایی لازم را برایحل مشکلاتمدیریت دورکاری خود به دست می‌آورید، می‌توانید به آنها اجازه دهید وظایفی را به عهده بگیرند که نیازمند صلاحیت مرتبط با کار کمتری است. در آن مقطع، در حین رفع نیازهای خاص کارکنان دورکار خود، چگونگیبرقراری ارتباطو چک‌کردن کارها با یکدیگر را مشخص خواهید کرد.

اگر یکی از کارکنان می‌خواهد دورکاری کند و مسئولیت‌ها و وظایف جدید فراوانی را پذیرفته است، کار عاقلانه این است که از او بخواهید صبر کند تا در آن حوزه‌ها مهارت کافی به دست آورد.

۲. در استخدام‌های جدید به نشانه‌های قابل‌اطمینان‌بودن افراد توجه کنید

وقتی کارمند دورکار جدیدی استخدام می‌کنید، به نشانه‌هایی توجه کنید که از قابل‌اطمینان‌بودن او خبر می‌دهد. نکته‌های زیر نشان می‌دهد که طرف مقابل فرد مناسبی برای دورکاری است یا نه:

• آیا برایمصاحبه کاری(چه مصاحبه حضوری و چه مصاحبه تلفنی) به‌موقع حاضر شده است؟
• در طول فرایند استخدام، چگونه ارتباط برقرار می‌کند؟ آیا شما مجبورید پیگیری کنید یا او نیز پیغام و یادداشت‌هایی می‌فرستد؟
• آیا در طول مصاحبه از او چیزی خواستید؟ آیا آن را ارسال کرده است؟
• مهارت های ارتباطیاو چگونه است؟
• آیا در گذشته نیز دورکاری کرده است؟ چه چیزهایی آموخته است؟

اگر از همان ابتدا علامت‌هایی دیدید که نشان می‌دهد فرد مدنظر قابل‌اطمینان است، بسیار بیشتر احتمال دارد که بتوانید برای دورکاری به او اعتماد کنید. برای اینکه متوجه شوید این فرد می‌تواند با روش ارتباط از راه‌ دور شرکت شما کار کند یا نه، بهترین راه این است که از او بخواهید در طرحی آزمایشی با شما همکاری کند. این کار به او نیز امکان می‌دهد که شرکت شما را ارزیابی کند.

به‌این‌ترتیب، پیش از شروع کار رسمی فرد در شرکت، از مناسب‌بودن او مطمئن می‌شوید و دو طرف به هم اعتماد می‌کنند. چنانچه او در برقراری ارتباط کنشگر است، فعالانه سؤال می‌پرسد و همکاری با او در طرح آزمایشی لذت‌بخش است، می‌توانید اطمینان داشته باشید که اگر تمام‌وقت هم برای شما کار کند، همان‌گونه خواهد بود.

۳. ایجاد فرهنگ مالکیت و پاسخ‌گویی برای مدیریت گروه‌های دورکار

اگر گروهی که قبلا حضوری کار می‌کرد، اکنون باید برایتان دورکاری کند، طرح‌های آزمایشی و تشخیص نشانه‌های اعتماد کمکی به شما نمی‌کند. در این حالت، باید روی ایجاد فرهنگ مالکیت و پاسخ‌گویی سرمایه‌گذاری کنید.

وقتی می‌گویید که می‌خواهید کاری را انجام دهید، آیا آن را باموفقیتانجام می‌دهند؟ آیا به آنها اعتماد می‌کنید که آن کار را انجام دهند و تصور می‌کنید که آمادگی کافی دارند که آن را به‌تنهایی پیش ببرند؟ آیا آنها را برای نتایج به‌دست‌آمده پاسخ‌گو می‌دانید؟

در اینجا، همیشه بهترین کار این است که از خودتان شروع کنید. شما الگویی هستید که گروهتان به آن نگاه می‌کند و از آن تقلید می‌کند. هرچه بیشتر تلاش کنید که این فرهنگ مالکیت را ایجاد کنید، گذار اعضای گروه به دورکاری نیز آسان‌تر خواهد بود و آنها پاسخ‌گوتر و مسئولیت‌پذیرتر خواهند بود.

مهم‌تر از همه، اگر کسی در ادارۀ شما چندان فرد قابل‌اطمینانی نباشد، احتمال بسیار کمی وجود دارد که در دورکاری پیشرفت داشته باشد و به فرد قابل‌اطمینانی تبدیل شود؛ برعکس این افراد جزو کسانی‌اند که در دورکاری عملکرد خوبی ندارند و به‌سختی کار می‌کنند.

وقتی افرادی را برای دورکاری در نظر می‌گیرید، باید به مسئولیت پذیری، اخلاق کاری و مهارت‌های آنها اطمینان کامل داشته باشید؛ به‌ویژه وقتیمهارت های مدیریتیومهارت های رهبریدورکاری خود را تقویت می‌کنید، باید کارکنانی داشته باشید که دربارۀ کارشان و خروجی و نتیجۀ آن تردیدی نداشته باشید.

سخن پایانی

مدیریتگروه‌های دورکار اشتراک‌های فراوانی با مدیریت گروه‌هایی دارد که در شرکت کار می‌کنند؛ ولی این تصور که کارمند دورکار درست مانند کارمندی است که در شرکت کار می‌کند، اشتباه است. کارکنان دورکار با چالش‌های ویژه‌ای روبه‌رو می‌شوند و برای اینکه بتوانید کل گروه خود را به‌طور مؤثری مدیریت کنید، باید این چالش‌ها را درک کنید. با شناسایی بهترین کارکنان شرکت خود برای دورکاری یا استخدام افراد مناسبی که توانایی کارکردن در خانه را دارند، بهتر می‌توانید کارهای شرکت را مدیریت کنید وبهره وریآن را در سطحی بالا نگهدارید.

به نظر شما روش‌هایی که در این مقاله پیشنهاد کردیم مؤثرند یا باید از روش‌های دیگری نیز برای شناسایی افراد مناسب برای دورکاری استفاده کنیم؟